Как организовать контроль дебиторской задолженности
При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).
Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:
- всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
- порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
- срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
- форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
- меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
- выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.
В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.
Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже:
| Наименование контрагента, реквизиты договора | ООО «Бринкс» Договор № 48/12 от 15.10.2016 г. | АО «Дели» Договор № 16 от 10.08.2016 г. | ООО «Энтра» Договор б/н от 23.02.2016 г. | Итого | |
| Общая сумма задолженности, тыс. руб. | 15 000 | 5 000 | 1 900 | 21 900 | |
| Текущая задолженность, тыс. руб. | 7 000 | — | — | 7 000 | |
| Просроченная задолженность, тыс. руб. | 8 000 | 5 000 | 1 900 | 14 900 | |
| в.т.ч. по срокам возникновения просроченной задолженности, тыс. руб. | до 7 дн. | 4 000 | 4 000 | ||
| от 7 до 30 дн. | 4 000 | 4 000 | |||
| от 30 до 60 дн. | 5 000 | 5 000 | |||
| от 60 до 90 дн. | 0 | ||||
| свыше 90 дн. | 1 900 | 900 | |||
| Проведенные мероприятия по взысканию задолженности | Проведены переговоры 23.12.2016, контрагент предоставил гарантийное письмо об оплате до 15.01.2017 | Направлено письмо с требованием об уплате от 01.12.2016 | Подан иск в суд, дело находится на стадии рассмотрения | Х | |
| Анализ платежеспособности должника | Анализ проведен на основании Баланса, показатель платежеспособности является удовлетворительным | Анализ проведен на основании Баланса, показатель платежеспособности является удовлетворительным | Анализ проведен на основании информации доступной в открытых источниках, платежеспособность признана, как неудовлетворительная (множество судебных исков о взыскании задолженности) | ||
На основании сведений, представленных в таблице, анализируются сроки возникновения, суммы задолженности, принятые меры по взысканию задолженности, а также информация о платежеспособности дебитора. Полученная информация поможет принять верные решения при рассмотрении возможных мер, направленных на взыскание дебиторской задолженности.
В качестве предупредительных мероприятий по недопущению возникновения просроченной дебиторской задолженности необходимо внедрить выполнение следующих мероприятий:
- проведение прогнозной оценки уровня финансовой устойчивости и платежеспособности потенциального покупателя (заказчика), перед заключением договора;
- включение в договоры с покупателями и заказчиками существенных условий, определяющих порядок их исполнения, штрафных санкций за неисполнение обязательств;
- установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов предприятия;
- внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов предприятия;
- установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов;
- своевременное проведение инвентаризации расчетов с дебиторами.
Организация и внедрение контроля за дебиторской задолженностью позволит существенно снизить уровень риска неплатежей и непредвиденных убытков, что в конечном итоге окажет положительное влияние на финансовые показатели предприятия.
Источник: Пресс-центр АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», FD.ru
Диагностика вашего бизнеса на предмет наличия налоговых рисков и выявления возможных способов легальной оптимизации.
Оставьте контакты. Наш эксперт проведёт предварительный анализ на предмет соответствия требованиям ФНС.