Все о бюджетировании: виды, методы, подходы и пошаговый алгоритм
При бюджетировании «сверху вниз» руководство компании устанавливает общую финансовую цель и определяет основы бюджетирования, а после — передает в подразделения ниже. При подходе «снизу вверх» сотрудники подразделений формируют бюджеты и направляют их вышестоящим органам. На основе них создают единый финансовый план. Ниже смотрите таблицу с плюсами и минусами двух подходов.
| Преимущества | Недостатки | |
|---|---|---|
| Сверху вниз | Есть возможность создать единый и согласованный бюджет с учетом всех приоритетов компании. Процесс быстрее, так как решение принимает руководство. | Может не учитывать реальные потребности подразделений, которые лучше знакомы с ситуацией на местах. Может привести к снижению мотивации сотрудников, так как их мнение не учитывают при принятии бюджетных решений. |
| Снизу вверх | Учитывают мнение сотрудников, повышается их ответственность и вовлеченность в процесс управления ресурсами. | Подход может быть длительным. Результаты могут быть не всегда согласованы с общей стратегией и целями компании. |
Методы бюджетирования бывают разные, но основных два — приростное и метод «с нуля». Приростное бюджетирование — это метод, при которой текущий бюджет компании формируют на основе показателей предыдущего года. В него вносят изменения, например, рост доходов, увеличение расходов или изменения в объемах продаж. Если компания использует метод «с нуля», она формирует бюджет дохода и расхода с чистого листа и не учитывает предыдущие периоды. В таблице ниже привели преимущества и недостатки.
| Преимущества | Недостатки | |
|---|---|---|
| Приростное бюджетирование | Не требует глубокого анализа всех расходов и доходов. | Компании могут продолжать финансировать свои прошлые проекты и программы, игнорировать необходимость пересмотра расходов. Часто не учитываются изменения в рыночной среде. |
| Бюджетирование «с нуля» | Более строгий контроль расходов. Возможность адаптации к меняющимся условиям. | Требует большей подготовки. |
Выбор между приростным бюджетированием и бюджетированием «с нуля» зависит от целей и особенностей компании, ее размеров и организационной структуры.
Как организовать финансовое планирование и бюджетирование на предприятии
Формирование бюджета можно разделить на шесть этапов. Каждый из них подробно рассмотрим ниже.
Шаг 1. Определите цели и задачи бюджетирования
Четко сформулируйте цели и задачи бюджетирования, например, снижение расходов, увеличение доходов, улучшение финансового планирования. Разработайте стратегический план. Назначьте центры финансовой ответственности. Определите ответственных за составление бюджета, контролем доходов и расходов, исполнение операционных бюджетов. Обычно это выполняют подразделения компании.
Шаг 2. Разработайте структуру бюджетов
Разработайте структуру бюджетов и систему показателей в каждом бюджете. Назначьте ответственных из финансовых центров за операционные бюджеты. Разработайте единые правила по работе с бюджетами, чтобы у всех финансовых центров был один подход при составлении бюджета.
Шаг 3. Составьте проекты бюджетов
- Таблицы. Этот вариант может использовать малый и средний бизнес. С помощью таблицы можно будет быстрее собирать и сводить данные, уменьшить риск ошибок в бюджете. Важно, не ошибиться с данными, когда будете вводить сведения.
- Сервисы управленческого учета. Еще один вариант для малого и среднего бизнеса, чтобы организовать бюджетирование. Такие сервисы помогать считать денежные средства, видеть ключевые показатели, отслеживать возможные отклонения в бюджете. Например, Adesk, Куб24.
- Учетные системы. Этот инструмент используют крупные компании, обычно для работы с учетными системами нужны отдельные специалисты. Поэтому вероятность ошибок здесь намного меньше, чем в других инструментах. Например, 1С.
Шаг 4. Обсудите проекты бюджетов
Следующий шаг — обсудить проект бюджетов на встрече бюджетного комитета. Финансовые центры презентуют проекты, дают обоснования всем планируемым доходам и расходам. Чтобы учесть интересы всех подразделения и уровень финансирования, может быть понадобиться скорректировать проекты или прийти к компромиссам.
Шаг 5. Утвердите бюджеты
Если проекты бюджетов не надо направлять на доработку, утвердите их. Составленные бюджеты отправьте во все подразделения компании. Обязательно отслеживайте, как они исполняют бюджет. При необходимости обеспечьте обучение для сотрудников по использованию новой системы и понимаю своих ролей в процессе бюджетирования.
Шаг 6. Подведите итоги
По итогам отчетного периода проанализируйте фактические результаты в сравнении с бюджетными показателями, выявите отклонения и разработайте действия по их устранению. Разберите ошибки и составьте более грамотный план на следующий финансовый период. А если расходы сильно превышают доходы, предлагаем ознакомиться со статьей «Как сократить расходы компании в 2025 году».
Четыре ошибки при бюджетировании на предприятии
Ошибка 1. Сотрудники не принимают активное участие в процессе бюджетирования. Часто составлением бюджета занимаются только финансовые специалисты, а сотрудники других отделов, которые тоже знают потребности и расходы предприятия, остаются в стороне. Это может привести к недовольству в коллективе. Важно организовать совместную работу через обсуждения, семинары, тренинги.
Ошибка 2. Нет связи между целями предприятия и процессом бюджетирования. Когда бюджет формируют без учета долгосрочных планов компании, могут возникнуть проблемы. Важно, чтобы бюджетирование соответствовало целям, а для этого необходимо регулярно пересматривать стратегии и их соответствие бюджетным показателям.
Ошибка 3. Неправильный подсчет доходов и расходов. Иногда компании специально занижают доходы, так как не могут правильно спрогнозировать, какую прибыль они получат. В результате появляется расхождение между запланированной прибылью и реальной суммой денежных средств. Может быть, и ситуация наоборот. Например, составляют бюджет на высоком уровне, а потом прибыли не хватает покрыть все расходы. Это приводит к дефициту бюджета. Поэтому важно правильно анализировать свои возможности.
Ошибка 4. Недостаточная гибкость бюджета. Часто компании разрабатывают фиксированные бюджеты, которые не поддаются изменениям в течение года. Это приводит к проблемам, если будет кризис или увеличение расходов. Чтобы избежать этого, рекомендуем использовать метод гибкого бюджетирования, предоставлять возможность регулярно пересматривать и корректировать бюджеты в зависимости от текущей финансовой ситуации.